Kodėl verslo renginiai dažnai žlunga dar prieš prasidedant
Kiekvienas, kas bent kartą organizavo verslo renginį, žino tą jausmą – atrodo, kad viskas suplanuota, vieta rezervuota, kvietimai išsiųsti, o paskui kažkas eina ne taip. Arba viskas techniškai vyksta sklandžiai, bet salėje tvyro tokia atmosfera, kad dalyviai skaičiuoja minutes iki pabaigos. Verslo renginiai – tai ne šventė, kurią galima improvizuoti. Bet kartu tai ir ne biurokratinė procedūra, kurią reikia atlikti pagal šabloną.
Dažniausia klaida – organizatoriai galvoja apie logiką, bet pamiršta apie žmones. Jie planuoja programą, bet neįsivaizduoja, kaip tas žmogus, atėjęs po pilnos darbo dienos, jausis trečią valandą po pietų klausydamasis penktos iš eilės prezentacijos. Ar kaip jausis svečias, kuris nežino nė vieno žmogaus salėje ir stovi su taurele rankoje, bandydamas atrodyti užsiėmęs.
Šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kaip surengti renginį, kuris tikrai veikia – ne tik logistiškai, bet ir žmoniškai. Tokį, po kurio dalyviai išeina su kažkuo vertingu kišenėje ir galvoje.
Tikslas – ne renginys, o rezultatas
Prieš rezervuojant vietą ar sudarant programą, reikia atsakyti į vieną paprastą klausimą: ko norime pasiekti? Ir ne abstrakčiai – ne „sustiprinti ryšius” ar „pasidalinti žiniomis” – o konkrečiai. Ar norime, kad potencialūs klientai sužinotų apie naują produktą? Ar siekiame, kad komanda po renginio dirbtų geriau kartu? Ar norime, kad žurnalistai parašytų apie įmonę?
Tikslas lemia viską. Jis nustato, kas kviečiamas, kokia programa, kiek laiko trunka renginys, kur jis vyksta ir net kaip atrodo kvietimas. Jei tikslas – pritraukti naujus klientus, renginys turi atrodyti kitaip nei komandos formavimo diena. Jei tikslas – pademonstruoti ekspertizę, programa turi būti kitokia nei tinklavimo vakaras.
Praktinis patarimas: užsirašykite tris sakinius, kurie apibūdina, kaip turėtų jaustis dalyvis išėjęs iš renginio. Ne ką jis turėtų žinoti, o kaip jaustis. Tai padės priimti daugybę sprendimų vėliau, kai reikės rinktis tarp dviejų vienodai gerų variantų.
Taip pat verta iš anksto apgalvoti sėkmės kriterijus. Kaip žinosite, kad renginys pavyko? Jei negalite atsakyti į šį klausimą prieš renginį, po jo irgi nežinosite. Gali būti, kad tai – dalyvių skaičius, gauti kontaktai, parduoti produktai, socialinių tinklų aprėptis ar net paprastas dalyvių pasitenkinimo įvertinimas anketoje.
Vieta ir laikas – du dalykai, kurių negalima pataisyti paskutinę minutę
Vietos pasirinkimas – tai ne tik kvadratiniai metrai ir kaina. Vieta siunčia žinutę apie jus ir jūsų renginį dar prieš prasidedant programai. Modernaus dizaino erdvė sako vieną dalyką, tradicinė konferencijų salė – kitą, o nestandartinė vieta, pavyzdžiui, gamykla, muziejus ar lauko erdvė – dar kitą.
Renkantis vietą, pagalvokite apie:
- Pasiekiamumą – ar dalyviai galės lengvai atvykti? Ar yra viešasis transportas, parkavimas? Jei renginys tarptautinis – ar arti oro uosto?
- Talpą – vieta neturėtų būti nei per didelė (tuščia salė demoralizuoja), nei per maža (žmonės jaučiasi suspausti)
- Techninius pajėgumus – internetas, garso sistema, ekranai, apšvietimas. Tai, kas atrodo savaime suprantama, dažnai būna problema
- Lankstumą – ar galima pertvarkyti erdvę? Ar yra atskiros patalpos grupiniam darbui ar privatiems pokalbiams?
- Maitinimą – ar vieta turi savo cateringą, ar galima atsivežti išorinį?
Dėl laiko – tai taip pat strateginis sprendimas. Pirmadienio rytas ir penktadienio popietė yra patys blogiausiai pasirinkti laikai verslo renginiui. Antradieniai, trečiadieniai ir ketvirtadieniai veikia geriau. Jei renginys trunka visą dieną, verta pradėti ne anksčiau nei 9:00, kad žmonės galėtų susitvarkyti su rytiniais reikalais. Vakariniai renginiai geriausiai veikia nuo 18:00 iki 21:00 – ilgiau žmonės pavargsta.
Svarbu patikrinti, ar jūsų datos nesutampa su kitais svarbiais sektoriaus renginiais, valstybinėmis šventėmis ar populiariais atostogų laikotarpiais. Tai skamba akivaizdžiai, bet kiekvienais metais kažkas organizuoja svarbų renginį tą pačią dieną kaip didžiausias konkurentas.
Programa, kuri neužmigdo
Čia daugelis organizatorių padaro didžiausią klaidą – jie kuria programą sau, o ne dalyviams. Jie nori parodyti kuo daugiau, pakviesti kuo daugiau kalbėtojų, aprėpti kuo daugiau temų. Rezultatas – maratonas, po kurio niekas nieko neatsimena.
Žmogaus dėmesio koncentracija nėra begalinė. Tyrimai rodo, kad po 20 minučių aktyvaus klausymosi dėmesys pradeda kristi. Po 45 minučių be pertraukos – drastiškai. Tai reiškia, kad jūsų programa turi būti sudaryta atsižvelgiant į šią biologinę realybę, o ne ignoruojant ją.
Keletas principų, kurie tikrai veikia:
Kintamumas. Kalbėtojas – diskusija – praktinis užsiėmimas – pertrauka – kalbėtojas. Tai geriau nei keturios iš eilės prezentacijos. Žmonės turi turėti galimybę ne tik klausyti, bet ir kalbėti, judėti, bendrauti.
Pertraukos yra programa, ne pauze. Kavos pertraukos – tai momentas, kai vyksta tikras tinklavimas, atsiranda idėjos, užsimezga verslo pokalbiai. Netrumpinkite jų, kad sutalpintumėte dar vieną prezentaciją. 20 minučių pertrauka yra minimumas.
Pradžia ir pabaiga yra svarbiausi momentai. Žmonės labiausiai atsimena tai, kas buvo pirmiausia ir paskutiniausia. Pirmoji sesija turi užkabinti, paskutinė – palikti aiškų įspūdį ir žinutę. Viduryje galima šiek tiek atsipalaiduoti.
Kalbėtojų kokybė svarbiau už kiekį. Vienas tikrai geras kalbėtojas, kuris moka kalbėti su auditorija, yra vertingesnis nei penki vidutiniai. Jei kviečiate kalbėtojus, pasirūpinkite, kad jie žinotų, kokia auditorija, kiek laiko turi ir ko tikimasi. Nepalikite jų su tik temos pavadinimu ir laiko limitu.
Dalyvių patirtis nuo pirmo iki paskutinio kontakto
Renginys prasideda ne tada, kai atidaro duris, o tada, kai dalyvis gauna pirmą žinutę apie jį. Ir baigiasi ne tada, kai jis išeina, o tada, kai gauna paskutinį laišką po renginio. Visa tai yra dalyvio patirtis, ir kiekvienas kontakto taškas svarbus.
Kvietimas turi būti aiškus ir patrauklus. Jame turi būti atsakyta į pagrindinius klausimus: kas, kur, kada, kodėl verta ateiti. Registracijos procesas turi būti paprastas – jei žmogus turi užpildyti penkis puslapius formų, dalis jų tiesiog neregistruosis. Priminimai prieš renginį yra būtini, bet ne per dažni – du ar trys laiškai prieš renginį yra norma.
Renginio dieną labai svarbus pirmasis įspūdis. Registracijos zona turi veikti sklandžiai – eilės ir sumaištis prie įėjimo iš karto sukuria neigiamą nuotaiką. Dalyviai turi žinoti, kur eiti, kur palikti paltą, kur yra tualetai. Skamba banaliai, bet tai yra dalykų, apie kuriuos organizatoriai dažnai pamiršta.
Ypač svarbu pasirūpinti tais, kurie ateina vieni ir nepažįsta nė vieno. Tai gali būti labai nejauku. Gerai organizuoti renginiai turi struktūrizuotus tinklavimo momentus – ne tik „dabar turite 20 minučių, bendraukite”, o konkrečias veiklas ar klausimus, kurie padeda užmegzti pokalbį. Pavyzdžiui, kortelės su klausimu, kurį reikia aptarti su kaimynu, arba moderuotas pažinimosi ratas.
Po renginio – ačiū laiškas, nuotraukos, prezentacijos, apklausos. Tai ne formalumas, o galimybė pratęsti ryšį ir sužinoti, kas veikė, o kas ne.
Biudžetas: kur verta investuoti ir kur galima sutaupyti
Verslo renginiai gali kainuoti labai skirtingai – nuo kelių šimtų iki kelių šimtų tūkstančių eurų. Bet pinigų kiekis ne visada lemia kokybę. Svarbu žinoti, kur kiekvienas euras duoda didžiausią grąžą.
Kur tikrai verta investuoti:
Garso ir vaizdo technika. Prastas garsas gali sužlugdyti net geriausią kalbėtoją. Jei žmonės negirdi arba ekranas per mažas – jie atsijungia. Tai nėra vieta taupyti. Jei neturite patirties su technika, samdykite profesionalą.
Maitinimas. Maistas ir gėrimai yra daugiau nei tik fiziologinis poreikis – tai socialinis klijai. Geras kavos stalas, skanus pietų bufelis ar elegantiškas vakarienės meniu kuria atmosferą ir suteikia žmonėms priežastį likti ir bendrauti. Pigus ir neįdomus maistas siunčia žinutę, kad jūs nesistengiate.
Fotografas ar videografas. Tai investicija į turinį, kurį naudosite ilgai po renginio – socialiniuose tinkluose, pristatymuose, kitų renginių reklamoje.
Kur galima sutaupyti:
Dekoracijos ir vizualinis dizainas. Jei vieta jau yra graži, nereikia jos papildomai dekoruoti. Minimalizmas dažnai atrodo geriau nei perteklius.
Suvenyrai ir dovanėlės. Daugelis renginio suvenyrai baigia šiukšliadėžėje. Jei neturite tikrai geros idėjos, geriau jų visai neduoti.
Brangios spausdintos medžiagos. Daugelis dalyvių jų neperžiūri. Skaitmeninė versija dažnai veikia geriau ir kainuoja mažiau.
Komunikacija ir rinkodara: kaip pritraukti tinkamus žmones
Net geriausias renginys nepavyks, jei salė bus pustuštė arba joje sėdės netinkami žmonės. Komunikacija apie renginį yra atskiras projektas, kuriam reikia skirti laiko ir išteklių.
Pirmiausia – aiškiai apibrėžkite, kas yra jūsų idealus dalyvis. Kuo konkretesnis profilis, tuo tikslingesnė komunikacija. „Verslo žmonės” yra per platu. „Augančių technologijų įmonių vadovai, kurie ieško partnerysčių” – tai jau kažkas, su kuo galima dirbti.
Kanalai priklauso nuo auditorijos. LinkedIn puikiai veikia B2B renginiams. El. pašto kampanijos vis dar yra vienas efektyviausių kanalų, jei turite kokybišką sąrašą. Partneriai ir asociacijos gali padėti pasiekti auditoriją, kurios jūs patys neturite. Žiniasklaida veikia, jei renginys turi naujienų vertę.
Svarbu pradėti komunikaciją anksti – mažiausiai 4-6 savaitės prieš renginį. Žmonių kalendoriai užpildyti, ir jei pakviesite per vėlai, dauguma tiesiog neturės laiko. Bet anksti išsiųstas kvietimas be priminimų taip pat neveikia – žmonės pamiršta. Planuokite kelių etapų komunikacijos planą: pirminis kvietimas, priminimas, programa, paskutinis kvietimas.
Socialiniai tinklai prieš renginį, renginio metu ir po jo – tai trys skirtingos strategijos. Prieš renginį – kurkite laukimą. Renginio metu – realaus laiko turinys, citatos, nuotraukos. Po renginio – apibendrinimas, nuotraukos, pagrindinės mintys. Kiekvienas etapas pratęsia renginio gyvenimą ir pasiekia tuos, kurie nedalyvavo.
Kai viskas eina ne taip – ir tai nutiks
Nėra tokio renginio, kuris vyktų tobulai. Kalbėtojas vėluoja. Technika sugenda. Maitinimas atkeliauja per vėlai. Registracija stringa. Tai ne katastrofa – tai verslo renginių realybė. Skirtumas tarp gero ir blogo organizatoriaus yra ne tai, ar kyla problemų, o kaip į jas reaguojama.
Geriausia prevencija – turėti planą B svarbiausiais momentais. Jei kalbėtojas negali atvykti – kas jį pakeis? Jei technika sugenda – ar yra atsarginė? Jei dalyvių yra žymiai daugiau ar mažiau nei tikėtasi – kaip adaptuosite erdvę?
Komanda renginio dieną turi žinoti savo roles. Kas atsakingas už registraciją, kas už techniką, kas už kalbėtojus, kas už maitinimą. Kai visi žino savo atsakomybę, problemos sprendžiamos greičiau ir be chaoso. Vienas koordinatorius, kuris bando viską kontroliuoti vienas – tai receptas į stresą ir klaidas.
Dalyviai dažnai net nepastebi problemų, jei organizatoriai reaguoja greitai ir ramiai. Bet jei organizatoriai praranda ramybę arba problemą bando slėpti – tai pastebima iš karto. Sąžiningumas ir greitas reagavimas visada veikia geriau nei bandymas apsimesti, kad viskas gerai.
Po renginio – tai, kas lemia ilgalaikę vertę
Daugelis organizatorių, pasibaigus renginiui, jaučia palengvėjimą ir… sustoja. Bet tai yra klaida. Tai, kas vyksta po renginio, dažnai lemia, ar jis turėjo realios verslo vertės.
Pirmiausia – greitas ačiū laiškas. Idealiai – per 24 valandas po renginio. Jame turėtų būti nuorodos į prezentacijas, nuotraukos, galbūt pagrindinės mintys ar citatos. Tai ne formalumas – tai galimybė pratęsti pokalbį ir priminti apie save, kol renginio įspūdžiai dar šviežii.
Antra – apklausa. Trumpa, ne ilgesnė nei 5 minutės. Klauskite konkrečių dalykų: kas labiausiai patiko, kas mažiausiai, ar dalyvautų kitame renginyje, ar rekomenduotų draugams. Šie duomenys yra aukso vertės planuojant kitą renginį.
Trečia – sekite ryšius. Jei renginio tikslas buvo verslo kontaktai, po renginio reikia dirbti su tais kontaktais. Tai gali būti individualūs laiškai, susitikimai, pasiūlymai. Renginys yra tik pradžia – ne pabaiga.
Ir galiausiai – padarykite vidinę analizę. Kas veikė? Kas ne? Kiek kainavo ir ar buvo verta? Ką darytumėte kitaip? Šios žinios yra jūsų organizacinė atmintis, kuri padaro kiekvieną kitą renginį geresnį.
Kai renginys tampa ne tik renginiu
Geriausias verslo renginys – tai toks, po kurio žmonės sako: „Verta buvo ateiti.” Ne „buvo gerai”, ne „nieko sau” – o tikrai verta. Tai reiškia, kad jie išeina su kažkuo, ko neturėjo ateidami: nauju kontaktu, nauja idėja, nauju požiūriu, nauju verslo partneriu ar tiesiog energija ir įkvėpimu.
Tai pasiekti nėra lengva, bet ir nėra misija neįmanoma. Reikia aiškaus tikslo, apgalvotos programos, dėmesio detalėms ir – svarbiausia – nuoširdaus noro, kad žmonėms būtų verta jų laiko. Laikas yra brangiausia valiuta, kurią dalyvis investuoja ateidamas į jūsų renginį. Gerbkite tai.
Pradėkite nuo mažo, jei reikia. Vienas gerai surengtas renginys su 30 tinkamų žmonių yra vertingesnis nei prastai surengtas su 300. Kokybė visada laimi prieš kiekybę. Ir kiekvienas renginys – net jei kažkas eina ne taip – yra mokymosi galimybė. Organizatoriai, kurie rengia geriausius renginius, dažniausiai yra tie, kurie jau surengė daug blogų ir iš jų pasimokyti.
Taigi – planuokite, bet nepersistenkite. Struktūruokite, bet palikite vietos spontaniškumui. Rūpinkitės detalėmis, bet nepamirškite didelio paveikslo. Ir visada, visada galvokite apie žmogų, kuris ateis į jūsų renginį. Nes renginiai kuriami žmonėms, o ne atvirkščiai.
